Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец справки 2-НДФЛ по новой форме за 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ?
Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.
Кому и зачем потребуется справка о доходах?
- Налоговые агенты, т.е. работодатели, использующие труд наемных работников и осуществляющие им выплаты, обязаны представлять форму 2-НДФЛ по каждому из наемных граждан. На основании выплаченных сумм исчисляется и уплачивается в бюджет соответствующий налог.
- Гражданин вправе запросить справку у работодателя в подтверждение своих доходов. Это необходимо в следующих случаях:
- при подаче заявки на крупный кредит, ипотечный заем, автокредит в случае, когда кредитное учреждение требует этот документ;
- для составления налоговой декларации при пользовании социальным вычетом на приобретенное жилье, обучение свое или ребенка, свое лечение;
- при увольнении, чтобы представить 2-НДФЛ по новому месту работы;
- иные ситуации.
Если работнику такая справка необходима, ему потребуется обратиться к работодателю с заявлением. В случае, когда работник уже уволен, он обращается в бухгалтерию по прежнему месту работы с заявлением, предъявив паспорт и трудовую книжку.
Когда справка 2-НДФЛ не сдается?
Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:
- Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
- Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
- При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
- С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
В каком формате подавать 2-НДФЛ
1) Если число заполненных для налоговой справок 25 и более, нужно передавать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи (через интернет), для чего должен быть заключен договор со специализированной организацией (оператором электронного документооборота между налогоплательщиками и инспекциями).
Список операторов можно посмотреть на сайте налоговой службы. Также для подачи справок можно воспользоваться сайтом ФНС.
2) При меньшем количестве подать справки можно на бумаге – принести лично или отправить по почте.
При подаче 2-НДФЛ в бумажном виде также составляется реестр сведений о доходах – сводный документ с данными о нанимателе, общем количестве справок и таблицей из трех колонок, в первой из которых проставляются номера предоставляемых в налоговую справок, во второй указывается ФИО сотрудников, в третьей проставляются даты их рождения.
Также в реестре отражается дата представления в налоговый орган справок, дата принятия и данные сотрудника налоговой, принявшего документы. Заполняется реестр всегда в 2-х экземплярах.
Актуальная форма реестра приведена в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. При подаче через интернет реестр сформируется автоматически и отдельно составлять документ не нужно.
Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:
- Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
- Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
- Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
- Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
- Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
- Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
- Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
- Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.
За четыре года работы сайта мы собрали 476 отзывов
Кроме банковских счетов у меня открыт брокерский. Оказалось он указывается в разделе IV, а доход с него в первом. Жаль таких моментов в справке бк нет и на работе никто подсказать не смог. Хоть здесь помогли.
Александр
4.5
Интерфейс не сказать, что удобный, но свою задачу решает. Возможность вносить изменения в документ очень выручила. После распечатки увидела ошибку, две минуты и все поправила.
Анастасия
5.0
Понадобилась эта справка для госслужбы… я в декрете. Пришлось купить домой компьютер с принтером. А внедрить подачу декларации через госуслуги или другое мобильное приложение не судьба… Да и обновляется программа раз в год, в лучшем случае.
Светлана К.
4.78
Рекомендуется при сдаче декларации за 2022 год уточнить в отделе кадров есть ли новые требования к документу в 2023 году. В прошлом году кадровик завернул, пришлось вносить изменения. В программе такой информации нет.
Изменения в 2-НФДЛ в 2020 году
Самым основным изменением, касающимся справки 2-НДФЛ, является то, что теперь таких справок две. Одну нужно сдавать в налоговую, а вторую сотруднику при увольнении. Справка, которую нужно сдавать в налоговую, состоит из двух листов, а справка, которую необходимо выдавать сотруднику, состоит из одного листа и содержит только необходимые сведения о сотруднике, его доходах и вычетах. Если сотрудник в 2020 году обратиться за справкой 2018 года, то ее нужно будет выдать по новой форме. Второй лист – это приложение и все сведения, которые отражались в старой справке в разделе 3, теперь нужно отражать в этом приложении. Еще одним новшеством является то, что в новой справке нужно проставлять код признака. Существует всего четыре признака:
- 1 – указывается в общих случаях;
- 2 – указывается при невозможности удержать налог;
- 3 – указывается в случае, если справку сдает правопреемник;
- 4 – указывается, если справку сдает правопреемник и в том случае, когда налог удержать нельзя
Помимо этого в новой справке нужно будет проставлять коды уведомления. Коды ставятся в следующих случаях:
- код «1» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на имущественный вычет;
- код «2» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на социальный вычет;
- код «3» ставится, если сотрудник-иностранец принес документы, подтверждающие уплату аванса за патент
Кто должен сдавать 2-НДФЛ в 2020 году
Справка 2-НДФЛ должны сдавать организации и ИП, которые имеют сотрудников и выплачивают им заработную плату и другие начисления, которые облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Об этом сказано в статьях 226 и 230 НК РФ. Однако существуют ситуации, когда платить НДФЛ не нужно и соответственно сдавать в налоговую инспекцию 2-НДФЛ организациям или ИП тоже не нужно. Некоторые ситуации приведены в таблице.
| 2-НДФЛ не нужно сдавать | Комментарии | Где об этом сказано |
| Если сотрудник должен сам в соответствии с законом заплатить налог в бюджет и отчитаться по своим доходам | Например, при продаже собственной квартиры, которая была в собственности менее 5 лет | ст. 227, 228 НК РФ |
| Если были получены необлагаемые НДФЛ доходы | Если сотрудникам выплачивались необлагаемые НДФЛ доходы, то в этом случае 2-НДФЛ сдавать не нужно. Если сотрудник получил и облагаемые и необлагаемые налогом доходы, то в справку включаются только облагаемые налогом доходы | п. 28 ст. 217 НК РФ
Письмо ФНС № БС-4-11/787@ от 19.01.17 |
| Если сотрудникам в течение года не выплачивалась зарплата и другие начисления, облагаемые НДФЛ | В этом случае 2-НДФЛ сдавать не нужно. «Нулевые» 2-НДФЛ не сдаются вообще | п.2 ст. 230 НК РФ |
| Если организация выступает в роли комиссионера | В этом случае, в соответствии с законодательством, организация не является налоговым агентом | п. 1 ст. 996 ГК РФ |
| Если организация делает подарки, либо оказывает материальную помощь сотрудникам | Материальная помощь и подарки, не превышающие 4000 рублей в год, НДФЛ не облагаются, а значит и 2-НДФЛ сдавать не нужно | п. 28 ст. 217 НК РФ |
Сроки сдачи 2-НДФЛ в 2020 году
Срок сдачи справки 2-НДФ напрямую зависит от того, какой признак указан в справке.
| Обозначение признака | Что обозначает | Крайний срок сдачи справки в 2020 году |
| Признак 1 | указывается в том случае, если сотрудникам организации или ИП был выплачен доход и с него был удержан налог НДФЛ | 01.04.2020 |
| Признак 2 | указывается в том случае, если сотрудникам организации или ИП был выплачен доход, но с него не был удержан налог НДФЛ.
Также этот признак указывают налоговые агенты, которые не смогли полностью удержать налог НДФЛ с дохода физических лиц |
01.03.2020 |
| Признак 3 | указывается правопреемником, если он отчитывается за реорганизованную организацию. Этот признак ставится в том случае, если с дохода был удержан НДФЛ | 01.04.2020 |
| Признак 4 | также указывается правопреемником, если он отчитывается за реорганизованную организацию. Этот признак ставится в том случае, если с дохода не был удержан НДФЛ | 01.03.2020 |
Формат и алгоритм заполнения
Начиная с 2019 года справки 2 НДФЛ нужно составлять в порядке, утверждённом приказом ФНС № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 года. При неизменных сроках и экономической сути введён различный формат, как выглядит справка 2 НДФЛ, предоставляемая в контролирующий орган и выдаваемая по требованию физического лица. Приказом утверждены два отдельных приложения: №1 для фискального органа и №5 для граждан.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.
Образец новой формы 2-НДФЛ
Рассмотрим пример заполнения 2-НДФЛ за 2021 год для подачи в ФНС.
Михавкив В. П., резидент России, официально трудоустроен в ООО «Пегас». В 2021 году он ежемесячно получал зарплату, а раз в квартал — премию за производственные успехи. 25 июня 2021 года он уволился, получив при окончательном расчете компенсацию за неиспользованный отпуск.
Доходы Михавкива В. П. по месяцам 2021 года составили:
| Отработанные Михавкивым В.П. месяцы в 2021 году | Вид начислений | Сумма, руб. |
| Январь | зарплата | 15 100,00 |
| Февраль | 15 100,00 | |
| Март | 15 100,00 | |
| Март | премия | 10 000,00 |
| Апрель | зарплата | 15 100,00 |
| Май | 15 100,00 | |
| Июнь | 12 080,00 | |
| Июнь | премия | 8 900,00 |
| Июнь | компенсация | 9 505,00 |
| Итого | 115 985,00 |
У Михавкива В. П. один ребенок, на которого он получал стандартный вычет в течение всего периода работы в ООО «Пегас» — 1 400 рублей.