Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности отдела снабжения на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важным элементом системы управления отделом снабжения является определение целей и задач отдела. Они должны быть четкими и понятными, чтобы весь коллектив работал в одном направлении и стремился к достижению общих результатов.
Контроль качества поставок
Контроль качества поставок включает в себя ряд мероприятий, направленных на выявление и предотвращение возможных проблем и недостатков в поставляемых товарах или услугах. Для осуществления контроля качества могут использоваться различные методики, включая проверку документов и сертификатов, анализ образцов товаров, проведение технических испытаний и другие процедуры.
Структура отдела снабжения должна предусматривать наличие специалистов по контролю качества, которые отслеживают соответствие поставляемых товаров и услуг установленным требованиям и стандартам. Они также занимаются анализом и регистрацией жалоб от внутренних подразделений компании или клиентов на качество поставок.
Эффективный контроль качества поставок позволяет предотвращать появление бракованной продукции на производстве, снижение потребительского качества товаров, а также возможные экономические потери. В результате, компания может укрепить свою репутацию на рынке и повысить доверие со стороны клиентов и партнеров.
Процессы планирования и организации работы
Планирование – это основной этап работы отдела снабжения. На этом этапе определяются потребности компании в товарах и услугах, и разрабатывается план закупок. План разрабатывается на основе анализа предыдущих показателей, текущего спроса и прогноза будущих потребностей. Оптимальный план закупок позволяет рационализировать затраты и избежать перепроизводства или дефицита товаров.
После разработки плана закупок начинается организация работы по его выполнению. Отдел снабжения осуществляет поиск поставщиков, ведет переговоры и заключает договора. Кроме того, важным элементом организации работы является контроль качества поставляемых товаров и своевременная доставка на производство.
В процессе организации работы отдела снабжения особое внимание уделяется установлению и поддержанию партнерских отношений с поставщиками. Это позволяет улучшить условия поставок и получить дополнительные выгоды, такие как скидки или предоставление услуг по договорным ценам.
Осуществление процессов планирования и организации работы отдела снабжения требует системного подхода и постоянного анализа результатов. Эффективное управление этими процессами позволяет компании быть конкурентоспособной и успешно развиваться на рынке.
Чем занимается отдел снабжения, его обязанности
Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.
На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:
- непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
- создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
- осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.
Функции отдела закупок
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.
Зачем предприятию отдел снабжения
Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.
Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.
Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.
Функции отдела закупок
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.
Кто такой «менеджер по снабжению» и с чем его есть?
Согласитесь, имея малый или средний бизнес просто нецелесообразно открывать свой собственный отдел по снабжению. В таком случае, гораздо экономичнее и логичнее иметь специалиста по снабжению, чем поручать эту работу аутсорсинговым фирмам. В таких организациях одну и ту же работу будут выполнять различное количество людей (логист , менеджер-снабженец , кладовщик , и т. д.)
Менеджер по снабжению относится к категории управленцев, именно он контролирует обеспечение предприятия сырьем, инструментами, оборудованием. Он сам вправе решать каким образом будет осуществлено взаимодействие с партнерами-поставщиками материальных ресурсов, на каких условиях и какую выгоду получит от этого сотрудничества не только сама компания, но и он лично..
Контроль за сроками и качеством поставок
Контроль за сроками поставок осуществляется путем заключения договоров с поставщиками, в которых указываются сроки поставок и условия их выполнения. Снабженец должен следить за тем, чтобы поставщик выполнил свои обязательства в указанные сроки.
Контроль за качеством поставок также является важной задачей снабженца. Он должен убедиться, что поставщик предоставляет товары и материалы, соответствующие установленным стандартам и требованиям компании. Для этого снабженец может проводить проверки качества поставляемых товаров и материалов.
Контроль за сроками и качеством поставок требует от снабженца определенного опыта и знаний. Он должен быть знаком с принципами и практиками снабжения, иметь специальность или квалификационные сертификаты в данной области. Также важно, чтобы снабженец имел опыт работы на предприятиях с поставками товаров и материалов.
Контроль за сроками и качеством поставок может осуществляться с помощью специальных программ и систем учета. Снабженец может использовать программы для ведения складского учета и контроля за поставками. Такие программы помогают автоматизировать процесс контроля и повысить его эффективность.
Снабжение – это профессия, требующая от специалистов не только знания и опыт, но и умение вести переговоры с поставщиками. Менеджеры по снабжению должны уметь убедить поставщика в выгодности сотрудничества и договориться о наилучших условиях поставки.
Правильно организованный контроль за сроками и качеством поставок позволяет снизить затраты компании и обеспечить непрерывность производственного процесса. Большинство предприятий полагаются на снабжение именно в этом вопросе, поскольку снабженец является ключевым поставщиком товаров и материалов.
| Плюсы контроля за сроками и качеством поставок | Минусы контроля за сроками и качеством поставок |
|---|---|
| Своевременное получение необходимых материалов | Дополнительные затраты на контроль и проверки |
| Высокое качество поставляемых товаров и материалов | Возможность задержки поставок из-за проблем с поставщиками |
| Уверенность в надежности поставщика | Ограниченный выбор поставщиков |
Контроль за сроками и качеством поставок – это неотъемлемая часть работы снабженца. Он должен быть готов к различным ситуациям и уметь решать проблемы, связанные с поставками товаров и материалов.
Контроль работы эффективности отдела снабжения
Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и непрофильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:
- планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы;
- выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение;
- замену поставщиков, если они не справляются с заключёнными соглашениями;
- производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.
Функции и обязанности отдела снабжения
Все функции, которые выполняет отдел снабжения в организации, можно распределить по трем основным группам.
1. Планирование. Отдел снабжения занимается тем, что изучает нужды предприятия и предложения, имеющиеся в данный момент на рынке, прогнозирует потребность компании в ресурсах, рассчитывает потребность в сырье и материалах, с учетом лимита на отпуск каждому цеху, оптимизирует производственные запасы.
2. Организация. Отдел анализирует различные источники поступления материальных и иных ресурсов, выбирает оптимальный, заключает договора поставки и обеспечивает производственные участки, цеха и отдельные рабочие места всем необходимым. В эту же группу функций входит организация хранения некоторого количества запасов ресурсов, которые могут понадобиться для бесперебойной работы предприятия в течение некоторого времени, если вдруг кто-то из поставщиков не сможет вовремя выполнить поставку.
В документ вписывают только приоритетные, необходимые на определенной должности навыки и умения.
Профессиональные навыки снабженца в резюме:
| Заключение договоров | Логистика склада |
| Инвентаризация | Электронные торги |
| Анализ рынка | Ведение переговоров |
| Работа с базой поставщиков | Юридическая документация |
| Техника продаж | Безналичный, наличный расчет |
| 223 ФЗ; 44 ФЗ | 1С Предприятие |
| Word | Excel |
| CRM | SRM |
Если руководитель предприятия разыскивает работника, знающего тонкости производственных процессов, стоит пройти квалификационные курсы. Полученные навыки обязательно указывают как ключевые.
Важные обязательства менеджера
- Постоянно занимается выстраиванием отношений с поставщиками, при этом анализирует их возможности по своевременной доставке качественной продукции, а также определяет, нужно ли заключение долгосрочных торговых отношений.
- Занимается подготовкой и корректировкой документации, которая понадобится при заключении договоров.
- Организует и осуществляет важные переговоры с поставщиками для оглашения заказа, согласования сроков и особенностей поставок. Это предусматривают обязанности должностные менеджера отдела снабжения.
- После согласования всех условий подписывает договоры с поставщиками продукции.
- Изучает предложения мелкооптовых покупателей, особенности рынка, оптовых ярмарок, а также выдвигает идеи по приобретению расходных материалов по оптимальным ценам.
- Контролирует процесс доставки приобретенных ресурсов от поставщиков или отдельных продавцов.
- Организует и курирует обработку материально-технических ресурсов. Сюда входит грамотная приемка товаров с учетом их целостности, количества и качества, составление и сбор необходимой документации, которую необходимо предоставить с отчетом вышестоящему руководству, дальнейшее перемещение и организация хранения продукции в надлежащем виде и в пределах быстрой доступности. За это отвечает менеджер по снабжению, должностные обязанности которого включают большой список подобных работ.
2.1. Осуществляет управление деятельностью по обеспечению производственного процесса предприятия всеми необходимыми ресурсами.
2.2. Организует и координирует поставки материальных ресурсов соответствующего качества в установленные сроки и в полном объеме.
2.3. Анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы, связанные с поставками.