Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к оформлению протокола общего собрания участников ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда общество с ограниченной ответственностью проводит собрание, ход и итоги встречи фиксируют в протоколе. Читайте в статье о правилах оформления и скачивайте образцы протоколов общего собрания участников ООО.
Протокол общего собрания участников ООО, полезные образцы
Многие решения по управлению ООО принимают в ходе общего собрания. Некоторые вопросы согласно закону об ООО напрямую относятся к компетенции собрания: например, о внесении изменений в устав.
Этот орган управления назначает генерального директора, принимает решение об изменении уставного капитала, о преобразовании компании и т. д. Собрание может быть очередным или внеочередным, очным или заочным. Но независимо вида и характера общего собрания участников ООО потребуется протокол.
В документе отражают решение общества. При подготовке удобно использовать проверенные образцы протоколов.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Что такое протокол общего собрания учредителей о создании ООО?
Это протокол, которым учредители ООО оформляют решение об учреждении общества, а также сопутствующие решения. По Закону, решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества.
Протокол общего собрания учредителей ООО (образец 2022) оформляется в письменной форме.
В него надо включить все сведения, которые указываются в обычном протоколе общего собрания участников ООО, — их мы перечислили выше.
Кроме того, протокол общего собрания учредителей ООО должен содержать результаты голосования учредителей общества и принятые ими решения по вопросам, которые перечислены в п. 2 ст. 11 Закона.
Проблемы нотариального удостоверения решений собраний
Гусейнов Теймур Акифович — адвокат Адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».
Статья посвящена анализу актуальных вопросов удостоверения решений собраний участников обществ с ограниченной ответственностью и непубличных акционерных обществ.
Автор рассматривает вопросы об обязательности нотариального удостоверения собраний; о необходимости удостоверения решения единственного участника/акционера, заочного решения, негативного решения, а также о последствиях неудостоверения собрания надлежащим способом.
Ключевые слова: удостоверение решений собраний, публичная достоверность реестра, нотариат, общества с ограниченной ответственностью, непубличные акционерные общества.
С момента вступления в силу поправок в Гражданский кодекс (ГК) РФ в части положений о юридических лицах прошло более двух месяцев, и с каждым днем текст внесшего их Закона N 99-ФЗ, опубликованный еще в мае 2014 г. , вызывает все больше вопросов и проблем, что, впрочем, является нормальным явлением для столь масштабной реформы.
Федеральный закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации».
Одним из вопросов, волнующих практикующих юристов, стала необходимость нотариального удостоверения решений собраний обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и непубличных акционерных обществ (АО).
В настоящее время данная тема является достаточно популярной, широко обсуждается на различных круглых столах, в сети Интернет и на страницах профессиональных изданий .
См., напр., сравнительно-правовой анализ регулирования удостоверения решений собраний в Германии и России: Егоров А.В. Нотариальное удостоверение решений собраний. Как работать по новым правилам // Арбитражная практика. 2014. N 10.
Следует отметить, что само по себе нотариальное удостоверение решений собраний не является новшеством российского правопорядка и могло быть осуществлено по желанию участников оборота и до 1 сентября 2014 г.
Конечно, такая услуга оказывалась не всеми нотариусами, но справедливости ради нужно признать, что и после вступления в силу поправок в ГК РФ не все нотариусы готовы удостоверять решения собраний, хотя это прямо предусмотрено законом.
Прежде чем перейти к анализу проблем, связанных с нотариальным удостоверением решений, кратко обозначим существующее нормативное регулирование.
В соответствии с п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении:
- АО — путем нотариального удостоверения или удостоверения реестродержателем общества, выполняющим функции счетной комиссии;
- ООО — путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
- Как следует из приведенной формулировки, речь идет об удостоверении двух юридических фактов:
- принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения, а также
- состава участников хозяйственного общества, присутствовавших при принятии решения.
Удостоверение принятых решений и ведение списка участников ООО
Мы проходили аудит, нам дали письменную информацию о деятельности нашего Общества, и в нем были замечания по поводу ведения списка участников общества, и порядка удостоверения принятых обществом решения. Просьба ознакомиться с текстом ниже, и пояснить что за документы мы должны готовить по этим замечаниям.
«Обращаем Ваше внимание, что с 1 июля 2009 года у всех обществ с ограниченной ответственностью появилась обязанность вести список участников (п. 1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – закон №14-ФЗ)). Исключения не сделано даже для обществ с одним единственным участником.
Ранее в законе № 14-ФЗ также упоминался «список участников общества», который не относился к обязательным документам и использовался лишь с единственной целью – для рассылки уведомлений о проведении общего собрания участников (п.1 ст.36 закона №14-ФЗ).
Необходимость появления списка участников как обязательного документа, объясняется тем, что новая редакция закона № 14-ФЗ не содержит прежнего требования об указании в уставе сведений о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества. Закон говорит о том, что эти сведения должны содержаться в списке участников и Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Причем, в случае несоответствия данных в списке участников сведениям реестра, приоритет будет за данными ЕГРЮЛ (п.5 ст.31.1 закона № 14-ФЗ).
Возможно, вас заинтересуют: Услуги по регистрации ООО.
Порядок проведения собрания учредителей
Собрание учредителей необходимо проводить в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
За 30 дней до проведения собрания необходимо направить участникам уведомления, в которых указаны дата и место собрания, а также повестка дня. Вместе с уведомлением направляются материалы к собранию (например, годовой отчет, аудиторское заключение, проекты изменений в устав и другие материалы, которые необходимо изучить перед собранием).
Перед самим собранием участники регистрируются. Кстати, участники не обязаны присутствовать на собрании лично, за них это могут сделать их представители при условии предъявления документа, подтверждающего право на представительство.
Из учредителей голосованием выбирается председатель собрания. А для того, чтобы занести все происходящее на собрании в протокол, выбирается секретарь (им может быть любой сотрудник, не обязательно учредитель).
Важно
Протокол общего собрания учредителей– это обязательный документ, протоколы со всех собраний хранятся в книге протоколов и должны быть доступны в любой момент для ознакомления участников общества.
Далее обсуждаются вопросы, вынесенные на повестку дня. Повестка дня должна быть такой, какой она указана в уведомлениях и не может меняться, но, если на собрании присутствуют все участники общества, законом допускается включение дополнительных вопросов в обсуждение на собрании.
Решения по всем вопросам должны быть занесены в протокол собрания учредителей. Причем решение по обязательным вопросам должно быть единогласным, а по остальным – принимается большинством голосов.
По окончании собрания протокол собрания учредителей должен быть подписан всеми участниками собрания, в том числе секретарем.
В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?
Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.
Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.
Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.
Смена директора ООО с участием нотариуса
Снятие полномочий с одного лица и назначение на должность другого может производиться по инициативе самого директора (в том числе, единственного участника), а также по требованию участников. Обычно Уставом ООО этот вопрос относится к компетенции совета директоров или общего собрания участников ООО с присутствием нотариуса.
С 2015 года все решения общего собрания участников ООО, в том числе, когда повестке стоит вопрос о смене директора, должны быть заверены нотариально, если учредителями не выбран альтернативный способ подтверждения решений. Как правило, в этом случае одновременно решается вопрос об увольнении действующего гендиректора и назначение нового руководителя.
В протоколе собрания отражается следующая информация:
- общие обязательные сведения (дата, место проведения, состав присутствующих лиц, повестка);
- о прекращении полномочий действующего директора (ФИО, ИНН), с какой даты;
- о назначении нового гендиректора (паспортные данные, место регистрации, ИНН), дата начала полномочий.
Состав присутствовавших участников и факт принятия решения о смене директора ООО нотариус подтверждает выдачей свидетельства установленной формы. Такой порядок применяется в случае наличия в ООО коллегиального органа управления и предусматривает обязанность заверить решение ООО у нотариуса (п.3. ст. 67.1 ГК РФ).
Нотариальное удостоверение решения ООО о смене директора защищает общество от инсайдерского и рейдерского захвата бизнеса, ограничивает возможность махинаций и мошенничества с документами участников. Смена руководителя общества, как лица, имеющего право действовать от имени ООО без доверенности, предусматривает несколько последовательных этапов. Ниже изложена пошаговый порядок действий.
Заверение протокола у нотариуса: преимущества и недостатки
Введение обязательного заверения протокола у нотариуса вызывает множество споров у юристов и отношение к этой идее довольно неоднозначно. Но все же, она имеет очевидные преимущества.
Во-первых, подобная мера будет эффективна в ситуации внутреннего конфликта, когда учредители в течение длительного периода времени не могут достичь консенсуса и существует риск фальсификации протокола. Нотариальное заверение, в данной ситуации, будет выступать определенным гарантом его достоверности. Ведь ответственность за подделку подписи нотариуса, теперь наступает одновременно по нескольким статьям УК РФ (185.5 и 327), санкция предусматривает до 4 лет лишения свободы. Конечно, даже такое наказание не сможет гарантировать100% защиту от фальсификации документа – всегда найдутся умельцы, способные весьма убедительно подделать удостоверяющую подпись или нотариусы, готовые за определенное вознаграждение пойти на «сделку с совестью». Но все же достоверность заверенного документа более высока, да и подлинность не трудно проверить отправив нотариусу, подписавшему его, соответствующий запрос.
Во-вторых, обязательное нотариальное утверждение избавит компании с уже существующими внутренними разногласиями от необходимости принятия решения, касающегося процедуры заверения.
В третьих, выбор все равно остается за участниками: они могут следовать порядку, предусмотренному законодательством РФ, или выработать собственную процедуру утверждения, причем сделать это можно даже без внесения изменений в устав.
Все специалисты сходятся во мнении, что обязательное нотариальное заверение – мера, в первую очередь, необходимая для «проблемных» организаций, для остальных же, не подверженных внутренним разногласиям, она явно излишняя. Поэтому целесообразно перейти к рассмотрению вариантов, не требующих участия нотариуса.
Способы безнотариального утверждения протокола
ГК РФ предлагает несколько безнотариальных вариантов заверения решения, принятого общим собранием.
- Подписание всеми участниками или некоторыми из них, имеющими на то соответствующие полномочия, прописанные в уставной документации или решении ООО. При этом нормы законодательства не содержат никаких указаний, относительно порядка выбора лиц, которым могут быть делегированы подобные полномочия. Специалисты полагают, что к ним можно отнести лицо, выполняющее функции председательствующего, секретаря или учредителя, владеющего наиболее «весомой» долей в УК.
- Применение технической аппаратуры, фиксирующей непосредственно факт принятия решения. Обычно к таким средствам принято относить видео-или аудиозапись. Для записи мероприятия можно использовать автомобильный видеорегистратор, позволяющий одновременно зафиксировать дату, время, качественное изображение и звук. Но допустимо и применение обычной видеокамеры, диктофона либо мобильного телефона. В дальнейшем, сделанная запись просто копируется на компьютер. Нужно учитывать, что не все суды принимают к рассмотрению копии записей, многие требуют предоставить именно оригинал. Возникает вопрос: какой носитель предоставлять в качестве оригинала, если запись велась на регистратор или диктофон? Если конструкция аппаратуры предполагает запись на съемный информационный носитель (флеш-карту, диск и пр.), именно он приобщается к материалам дела. Если же запись производится на внутреннюю память устройства, его и требуется предоставить в качестве носителя информации. В начале записи необходимо озвучить кем, когда и при каких обстоятельствах она осуществлялась. Затем проверяется наличие всех участников, выбирается председатель и озвучиваются вопросы, подлежащие обсуждению. Председатель четко и громко произносит результаты голосования по каждому из пунктов повестки дня, перечисляя фамилии тех, кто проголосовал «за», «против» или воздержался. Видеозаписи являются неотделимой частью протоколов, поэтому должны храниться вместе с ними.
- Иным методом, не противоречащим нормам действующего законодательства. Здесь любое юридическое лицо может самостоятельно выбрать подходящий ему метод утверждения, главное, чтобы он был законным. Как вариант, изобретение специального приложения для мобильных устройств, позволяющего идентифицировать личность участника, место, время и дату проведения собрания и пр. Но на полном серьезе обсуждать подобный метод несколько преждевременно, хотя технически воплотить его вполне возможно.
В соответствии с Гражданским Кодексом, порядок заверения может прописываться в уставе организации либо приниматься единогласно на общем собрании всеми участниками ООО.
Причем для внесения в уставную документацию изменений, касающихся порядка заверения протокола, единогласного утверждения не требуется, достаточно набрать большинство голосов. Но специалисты рекомендуют в первое время принимать подобное решение единогласно, что связано со спецификой трактовки законодательных актов некоторыми сотрудниками ИФНС и нотариусами.
Решение же общего собрания подлежит единогласному принятию. Оно будет считаться легитимным, если в его принятии участвовали все члены общества, а не только посетившие собрание.
Решение, определяющее порядок заверения, может вноситься в протокол дополнительным пунктом. Но такая процедура сопряжена с определенными трудностями, ведь не на каждом собрании присутствуют абсолютно все члены общества. Проблема решается следующим образом: единогласно принимается отдельный протокол, определяющий способ утверждения, который всех устраивает, а во всех последующих содержится лишь ссылка на него. В результате отпадает необходимость во внесении изменений в уставную документацию, в обращении в нотариат и в прибытии на собрание всех членов ООО.
Итак, помимо обращения к нотариусу имеется еще несколько вариантов заверения протокола:
- подписание всеми членами общества;
- частью участников, наделенных специальными полномочиями;
- видео- или аудиозапись.
Выбранный метод:
- прописывается в уставной документации ООО;
- принимается обособленным решением на каждом собрании и вносится дополнительным пунктом в протокол;
- единогласно принимается на одном из собраний, а все последующие протоколы содержат ссылку на него.
Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?
Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.
Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.
Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.
Порядок проведения общего собрания ООО
Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:
1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.
Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это — административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.
При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.
2. Регистрация участников
В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии. В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.
Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.
Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.
3. Проведение заседания и оформление протокола
Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом голосов и оформлением протокола.
Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.
Зачитывается повестка дня, проводится голосование, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.
Пример составления протокола
Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы. Краткий алгоритм:
- Вначале бланка пишется наименование компании в соответствии с учредительными документами, населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие и дата собрания.
- Строкой ниже вписывается номер протокола по внутреннему документообороту организации.
- Далее идет описательная часть:
- по порядку перечисляются участники (вписывается Ф.И.О. полностью и размер доли в уставном капитале);
- назначается председатель и секретарь при необходимости;
- указываются вопросы, стоящие на повестке дня отдельными пунктами;
- вписывается решение, также отдельными пунктами по каждому вопросу.
Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должны подписать участники собрания, включая секретаря, если таковой имел место быть.