Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отменить отпуск если отпускные уже выплачены». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После подготовки всех необходимых документов, вы можете оформить перерасчет отпускных. Для этого следует составить официальное заявление на перерасчет отпускных и приложить к нему все необходимые документы. Заявление следует подписать и передать в отдел кадров вашей организации. Вам рекомендуется запросить подтверждение о получении заявления и документов.
Письменное заявление о отмене отпуска
Отпуск – это возможность для сотрудника насладиться заслуженным отдыхом, провести время с родными и близкими. Однако иногда по различным причинам возникает необходимость отменить уже запланированный и оформленный отпуск.
В случае, если вы желаете отменить отдых, который уже был оформлен и оплачен, наиболее правильным решением будет составить письменное заявление об отмене отпуска. Данное заявление должно быть направлено в отдел кадров или руководству предприятия.
В заявлении следует указать следующие данные:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника;
- Данные о предыдущем оформленном отпуске (даты начала и окончания, его продолжительность);
- Основания для отмены отпуска (например, необходимость срочного решения рабочих вопросов, болезнь сотрудника, забота о ребенке и т.д.);
- Желаемый перенос дат отпуска;
- Просьба о перерасчете отпускных (если они уже были выплачены) и их последующей выплате;
- Подпись сотрудника и дата составления заявления.
Важно учитывать, что отпуск может быть отменен или перенесен только в соответствии с законными основаниями. Например, в случае болезни ребенка сотрудника, законодательство может предоставить право на отмену отпуска и его перенос на другой период времени.
При заполнении заявления о перерасчете отпускных необходимо учитывать следующие правила:
- Отпускные являются обязательными для выплаты и могут быть перерасчитаны только в случае отмены или переноса отпуска.
- Перерасчет отпускных производится на основе дневного заработка работника.
- Для подтверждения основания перерасчета отпускных, в заявлении рекомендуется указать соответствующие документальные подтверждения (например, заключение врача в случае болезни, медицинская справка о состоянии ребенка и т.п.).
Вышеуказанные инструкции и правила нужно учитывать при составлении письменного заявления об отмене отпуска. Подписанный и оформленный официально образец заявления следует взять у руководства или отдела кадров. Обязательно сохраняйте копию заявления для себя.
Правила отмены или переноса отпуска:
- Для отмены или переноса отпуска необходимо оформить приказ с указанием причин отмены или переноса и даты уведомления сотрудника о таком решении;
- Если отпуск уже начался или сотрудник уже получил выплату отпускных, то после отмены или переноса отпуска необходимо провести перерасчет суммы выплаченных отпускных;
- Данные о перерасчете выплат отпускных должны быть указаны в приказе;
- В случае переноса отпуска, дата нового отпуска должна быть указана в приказе;
- Приказ об отмене или переносе отпуска должен быть подписан работодателем и сотрудником, либо работодателем и уполномоченным представителем сотрудника.
Как составить уведомление о пересмотре графика отпусков?
Уведомление о пересмотре графика отпусков должно быть составлено в письменном виде и подписано руководителем предприятия. В уведомлении необходимо указать следующую информацию:
- Основания для отмены отпуска;
- Дата подписания приказа о взятии отпуска;
- Дата отпуска;
- Причины переноса или отмены отпуска;
- Обозначить новые сроки отпуска, если ранее был назначен временной отзыв отпуска;
- Указать, какие отпускные уже были выплачены сотруднику;
- Указать, как будет производиться перерасчет отпускных в связи с отменой отпуска;
- Приложить приказ о переносе или отмене отпуска.
Уведомление о пересмотре графика отпусков должно быть направлено в письменном виде каждому сотруднику, которого касается изменение графика отпусков. Кроме того, уведомление должно быть размещено на информационном стенде предприятия для всеобщего сведения.
Как работнику отозвать заявление на отпуск
По закону заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику оформлять не требуется, так как сроки такого отдыха предусмотрены графиком отпусков. Но без заявления не обойтись, если отпуск внеплановый. К примеру, когда за отпуском обратился работник, который имеет право пойти в отпуск в удобное для себя время, или при оформлении отпуска без сохранения заработной платы.
Если заявление на отпуск передано работодателю, и работник передумал идти в отпуск в указанные в нем даты, потребуется еще одно заявление, отзывающее первоначальное заявление об отпуске. Закон не требует обязательного оформления такого заявления, но его следует запросить у работника во избежание дальнейшей путаницы.
Форма заявления — произвольная. В тексте заявления указываются:
- реквизиты работодателя (должность и ФИО руководителя);
- ФИО и должность работника, структурное подразделение;
- причина отзыва заявления;
- личная подпись работника и расшифровкой;
- дата подачи заявления.
Возможность переноса отпуска
Отменить отпуск невозможно ни одной из сторон трудового договора. Право на отдых закреплено конституционно, а конкретизировано Трудовым кодексом. Статья 114 ТК говорит о предоставлении отпуска ежегодно в обязательном порядке. В статье 115 прописывается срок такого отдыха – не менее 28 дней.
Отпускные периоды планируются заранее в специальном графике.
Аннулировать данное право не может никто, а вот перенести его с одной даты на другую вполне возможно. Если перенос отпуска происходит по инициативе работника, то он должен написать заявление, в котором укажет не только причину такого решения, но и желаемые даты нового периода. Руководитель может как полностью согласится с просьбой, так и скорректировать ее.
А вот перенос отпуска по инициативе работодателя возможен только в одном случае – если сам сотрудник выразит добровольное согласие с таким решением. Никакая производственная необходимость не может повлиять на обязанность нанимателя представлять наемным лицам ежегодный отдых. Отмену отпуска можно инициировать лишь в том случае, если работник еще не ушел на отдых. Когда сотрудник уже некоторое время отдыхает, его можно только отозвать из отпуска и то с его письменного согласия. Для отзыва используется письменное уведомление, а уж потом на его основании издается распоряжение.
Как оформляется отзыв из отпуска
Как уже указывалось выше, работодатель должен заручиться согласием сотрудника на его отзыв из отпуска. Получив это согласие в письменном виде, работодатель издает соответствующий приказ, в котором следует указать причину отзыва и дату выхода сотрудника на работу. Также в этом документе потребуется отразить решение сотрудника о том, на какой период переносятся неотгулянные отпускные дни — на этот или следующий год.
Образец приказа об отзыве из отпуска можно скачать в начале статьи.
Сотрудника следует ознакомить с приказом под подпись. В связи с отзывом из отпуска и переносом части неиспользованных отпускных дней на другой период в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Также изменения вносятся в табель учета рабочего времени и личную карточку сотрудника.
***
При согласованном с сотрудником отзыве из отпуска возникает переплата отпускных, т. к. они выплачиваются сразу за весь период отпуска до его начала. Заставить сотрудника вернуть излишне уплаченные отпускные в таком случае нельзя.
Единственным выходом для недопущения возникновения переплаты по отпускным и удерживаемого из них подоходного налога является отображение в локальном нормативном акте правила, согласно которому сумма переплаты может быть зачтена работодателем в счет ближайшей выплаты аванса.
Еще больше информацииматериалов по теме — в рубрике «Отпуск».
Поскольку отзыв из отпуска возможен только при согласии сотрудника, очень важно все правильно оформить. Зачастую работодатели принимают от подчиненных устное согласие выйти на работу пораньше и на этом успокаиваются. Подобное отношение может привести к тому, что компания будет ждать сотрудника на рабочем месте, а он не выйдет. И работодатель не докажет, что специалист должен был прервать свой отпуск и начать трудиться, поскольку никаких подтверждающих документов не будет.
Одностороннего уведомления от работодателя об отзыве подчиненного из отпуска также недостаточно. В случае спора компания должна будет доказать, что сотрудник добровольно прервал свой отпуск. Желание обеих сторон должно быть подтверждено документами.
Лето — пора отпусков. Естественно, что каждый работник хочет провести это время полноценно, получить новые впечатления и хороший отдых от рабочих будней. Однако порой случаются такие непредвиденные ситуации, когда этим планам не удается осуществиться. В силу определенных причин у работодателя может возникнуть необходимость отозвать работника из ежегодного отпуска. Как правильно это сделать, какие документы оформить, имеет ли право работник отказаться прерывать отпуск – об этом и не только в нашей статье.
Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.
Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.
Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год
Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.
Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Как правильно написать?
Заявление на отмену отпуска не имеет особого, утвержденного законом вида. Поэтому оно составляется в свободной форме. При этом работнику необходимо придерживаться стандартной структуры. Составляется документ на листе формата А4.
Заявление об отмене отпуска состоит из таких частей:
Это важно знать: Резолюция на заявлении на отпуск
Составлять прошение об отмене отдыха работнику компании рекомендуется в двух экземплярах. Первый вариант отдается на рассмотрение руководителю. На втором заявлении следует попросить секретаря поставить дату и подпись о том, что документ был принят.
Этот вариант рекомендуется хранить до тех пор, пока не будет отменен отпуск путем издания соответствующего приказа. Он пригодится на случай, если поданный на рассмотрение документ умышленно либо случайно будет утерян. Тогда есть возможность доказать, что бумага была подана в срок.
Писать заявление разрешается от руки либо с применением печатной техники. В последнем случае стоит не забыть поставить свою подпись.
При составлении документа следует придерживаться таких правил:
- формулировать грамотно, четко и понятно выражать мысли;
- не делать исправлений корректором, зачеркиваний;
- писать заявление шариковой ручкой с фиолетовой либо синей пастой.
Издание приказа руководителя
Как отменить приказ на отпуск? Для реализации отменяющего приказа об отпуске следует придерживаться следующих основных правил:
- Не пропустите срок ухода сотрудника в отпускной период. Иначе придется сначала отправлять ему уведомление с отсылкой на производственную необходимость, а уж затем отзывать его с отдыха.
- Обговорите с работником такую возможность устно и получите его добровольное согласие на данную процедуру.
- Получите от сотрудника письменное заявление на перенос отпускного периода. Сроки переноса следует обговорить заранее. В заявке отпускник указывает причину такого решения, она может быть выражена стандартными фразами, без указания подробностей.
- Отдайте бумагу на утверждение начальнику того отдела, где трудится работник.
- Поставьте на бланке согласие с выраженной просьбой.
- Издайте приказ на отмену ранее оговоренного отпускного периода.
- Если ранее был подписан приказ об отпуске, то следует в новом приказе отдельным пунктом упомянуть об аннулировании того документа.
- Направьте копии документов в кадровую службу и бухгалтерию для корректировки ранее указанных данных.
- Ознакомьте сотрудника с бланком под подпись.
На основании данного бланка отдел кадров должен внести изменения в график отпусков. Переделывать график не потребуется, просто будут внесены соответствующие корректировки. Бухгалтерия должна отменить расчет отпускной компенсации, а если она была уже перечислена, то следует вернуть деньги в кассу. Сделать это можно путем удержаний из заработной платы, но не более 20% от суммы начислений. Также сам работник может добровольно вернуть всю сумму.
Нужно ли согласие работника на пересчет?
В ст. 137 Кодекса ничего не сказано об уменьшении зарплаты за счет переплаченных отпускных. Нет в ней и установленного требования об изъятии отпускных или принудительном уменьшении на их сумму заработной платы. Это значит, что без согласия работника на возврат этих средств в кассу предприятия удержать их из его заработка не получится.
Факт отзыва из отпуска без перерасчета отпускных необходимо отразить в соответствующем приказе. Засчитывать неудержанные излишние отпускные в счет оплаты отдыха, который будет предоставлен взамен дням выхода на работу в связи с отзывом, не представляется возможным. Это объясняется тем, что перед выходом в отпуск при использовании неотгулянных дней будут выплачены отпускные, расчет которых будет произведен исходя из среднего заработка, размер которого в новом расчетном периоде изменится.
Необходимость отмены отпуска
Если сотрудник уже получил выплату за отпускные и хочет отказаться от предоставления отпуска, это может стать проблемой. В РФ есть определенные правила относительно отмены отпуска, и в большинстве случаев, отказываться от уже оплаченного отпуска нельзя.
Однако, в некоторых случаях, возможна отмена отпуска:
- Если сотрудник находится на больничном – в этом случае он имеет право отказаться от дальнейшего проведения ежегодного оплачиваемого отпуска. Отказать в данном случае должно быть оформлено в письменной форме.
- Если ежегодный оплачиваемый отпуск уже начался и продолжительность его пересекает сроки больничного. В этом случае сотрудник также должен написать заявление на открытие больничного и отмену отпуска.
- Если ежегодный оплачиваемый отпуск начинается после срока, на котором сотрудник уже работает, и увольнении он не мог использовать отпуск, он имеет право отказаться от его использования.
- Если сотрудник подал заявление на отпуск по собственному желанию, но впоследствии по каким-то причинам меняет свое решение.
Все случаи отмены отпуска должны соответствовать требованиям, установленным РФ. В данном случае, сотрудник обязан написать заявление и оформить его в соответствии с правилами компании и законодательством. В случае отказа от отпуска уже после его прохождения, возможно применение штрафов и санкций со стороны работодателя.
Отзыв из отпуска в программе 1С:ЗУП
Сотруднице ООО «Текстиль» Никоновой В.В. предоставлен ежегодный основной отпуск с 07.10.2019 по 20.10.2019 (14 календарных дней). С 17.10.2019 сотрудница была отозван из отпуска по производственной необходимости.
Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска произведен с помощью документа Отпуск. НДФЛ исчислен и удержан на дату выплаты отпускных — 03.10.2019 (рис. 1). Этой же датой он перечислен.
Рис. 1
Сотруднику ООО «Текстиль» Аверину Н.И. предоставлен ежегодный основной отпуск с 30.09.2019 по 13.10.2019 (14 календарных дней). С 09.10.2019 сотрудник был отозван из отпуска по производственной необходимости. Зарплата за сентябрь 2019 года выплачена 04.10.2019.
В нашем примере расчетный период «закрыт» (произведен окончательный расчет и выплата зарплаты и сформированы данные бухгалтерского учета). Исправление документа этого периода возможно путем ввода документа-исправления по ссылке Исправить из первичного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные (рис. 5). В поле Месяц укажите новый месяц начисления и исправьте дату окончания отпуска. В нашем примере период отпуска в связи с отзывом — с 30.09.2019 по 08.10.2019.
Рис. 5
Чтобы пересчитать отпускные в текущем периоде нужно исправить данные в исходном документе «Отпуск».
Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.
Перерасчет отпуска в 1С:ЗУП, если наступил другой период расчета зарплаты, требует введения документа-исправления.
Сотрудник Ваньков Александр Матвеевич ушел в отпуск на период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. За этот период ему начислены отпускные, зарплата рассчитана и выплачена. В следующем месяце по приказу руководителя он был отозван из отпуска. Требуется пересчитать начисление и изменить даты отпуска.
При проведении перерасчета производится возврат дней неиспользуемого отпуска сотрудника. Из расчетного листка и в самом документе перерасчета видно, что дни отмечены красным и стоят со знаком минус. Чтобы проконтролировать данные изменения, используя отчеты, откройте раздел «Зарплата-Кадровые отчеты» и найдите «Справку об остатках отпусков». С подробной статьей об остатках отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 вы также можете ознакомиться на нашем сайте.
Разберем ситуацию, когда нужно провести перерасчет отпуска при его продлении, на примере продления отпуска при предоставлении сотрудником больничного листа, оформленного в период нахождения в отпуске.
Эти дни вычитаются из отпуска и отпуск продляется: сотрудница Мейерсон Софья Карповна находилась в отпуске в период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. В период нахождения в отпуске она заболела и предоставила больничный лист на период с 27.05.2020 по 02.06.2020 года. Необходимо отразить больничный и продлить отпуск, на необходимое количество дней.
Продление отпуска из-за больничного на примере 1С:ЗУП 3.1
Чтобы зарегистрировать отзыв из отпуска, нужно изменить период отпуска на период отзыва. Например, необходимо изменить дату окончания отпуска. Изменить дату можно двумя способами:
- в исходном документе отпуска на закладке Основной отпуск, указав в поле по новую дату окончания отпуска – последний день перед отзывом. В этом случае в базе не сохранится первоначальный вариант начисления отпуска а только исправленный;
- ввести документ-исправление из исходного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные по ссылке Исправить и исправить дату окончания отпуска в поле по. В этом случае в базе сохранится и первоначальный вариант отпуска, и исправленный. В поле Месяц должен быть указан месяц начисления исправляемого отпуска;
- или изменить период отпуска– на закладке Продления, переносы, отзывы указать по кнопке Добавить период (периоды), на который сотрудник отозван из отпуска (закладка появляется, если введен документ-исправление по ссылке Исправить).
После перерасчета отпуска возникает избыточно выплаченная сумма отпускных сотруднику.
Сумму первоначально выплаченных отпускных в ведомости корректировать не нужно. Избыточно выплаченная сумма будет зачтена в дальнейшем при заполнении ведомостей на выплату сотруднику.
Дни, которые не были использованы в связи с отзывом из отпуска, не пропадают и могут быть использованы при следующем предоставлении отпуска сотруднику. Если после отзыва сотрудник захочет использовать оставшуюся часть полагающегося ему отпуска, то необходимо ввести новый документ отпуск.
Задержка выплаты отпускных: правомерные действия работодателя?
В данной ситуации работодатель может предпринять следующие действия:
- 1. Обосновать задержку. Работодатель должен предоставить обоснование задержки выплаты отпускных, например, ссылку на статью трудового кодекса о возможности задержки или наличие сложных финансовых ситуаций в организации.
- 2. Согласовать новый срок выплаты. В случае задержки работодатель должен установить новый срок выплаты отпускных и предупредить сотрудника об этом письменно. Однако новый срок выплаты не может быть установлен позднее, чем через 30 дней после окончания отпуска.
- 3. Выплатить задержанные отпускные с дополнительной компенсацией. При задержке выплаты отпускных работодатель должен компенсировать сотруднику задержку в виде дополнительной суммы, установленной законодательством или коллективным договором.
Сколько можно не ходить в отпуск
Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.
Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.
В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.