Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О том, как правильно оформить прогул работника: понятие, причины, документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждый работодатель должен знать, как правильно оформлять документы, если сотрудник не явился на работу. Все дело в том, что если оставить данный вопрос на потом, дождаться сотрудника и оформить все задним числом, можно получить наказание.
Шаг 6. Готовим обоснование для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
Обоснование к привлечению к дисциплинарной ответственности оформляется в виде:
- докладной или служебной записки;
- заключения по итогам разбирательства.
В документе кратко указываются:
- обстоятельства для его издания;
- выясненные причины и условия, по которым сотрудник отсутствовал на работе;
- предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Работодатель по итогам рассмотрения такого основания либо согласится с доводами, которые в нем изложены, либо не согласится. В любом случае на документе появится его резолюция, например:
- согласен;
- увольнение заменить выговором;
- не согласен, к дисциплинарной ответственности не привлекать.
Как доказать прогул работника
Порой подчиненному крайне сложно официально подтвердить, почему он нарушил условия трудового договора. Согласитесь, не всегда можно позвонить и озвучить причину неявки. К примеру, работник добирался на своей машине и попал в серьезную аварию, в результате чего был срочно госпитализирован и находился несколько дней без сознания.
Поэтому каждый начальник должен в первую очередь быть объективным и не выносить поспешных решений. Единственный правильный выход в такой ситуации – это фиксировать факт отсутствия и не начислять заработную плату. Никаких приказов на увольнение сразу делать не нужно – это большая ошибка, которую допускают многие и потом расплачиваются за нее.
Сотрудник кадров должен просто в табеле указать о, которая означает, что подчиненный не пришел на работу по неизвестным причинам. Если через несколько дней подчиненный приносит справку с больницы, как подтверждение своего отсутствия, то кадровик меняет «НН» на «Б», что значит, отсутствовал по причине болезни.
Ну и, конечно, есть второй вариант, когда сотрудник приходит и не объясняет причину самовольного невыхода. В такой ситуации в табеле исправляется неявка на «ПР», что значит прогул.
Как только нарушитель придет на работу, нужно попросить написать объяснительную записку. Именно тут некоторые начальники допускают нарушение и, так сказать, «рубят сплеча», готовя приказ на увольнение. Если вы приняли решение уволить – это ваше право, но объяснительную записку все равно нужно затребовать.
В противном случае уволенный работник может обратиться в суд и выиграть дело, доказав, что его уволили с нарушениями. Мало того что работодатель понес убытки, пока сотрудника не было на работе, он будет должен выплатить ему дополнительную компенсацию или восстановить на работе.
Хотя, сложно найти человека, который после судебного разбирательства согласится вновь работать у прежнего работодателя.
Но есть и сотрудники, которые на просьбу написать объяснительную, отвечают отказом. В таком случае работодатель должен официально запросить объяснительную записку у своего подчиненного. Такой документ лучше всего вручить лично, чтобы подчиненный поставил подпись об ознакомлении. Если сотрудник отказывается, документ можно отправить заказным письмом с уведомлением.
Отныне ясно, как оформить прогул сотрудника. На самом деле все не так уж и сложно. Какие еще есть отметки в рабочих табелях?
Как мы уже выяснили, если совершен обычный прогул, то в документе ставится «ПР». Но это не единственная запись, с которой можно столкнуться.
Если подчиненный доказал наличие уважительных причин, по которым он не пришел на работу, то «НН» в табеле должно исправляться на соответствующую метку. Например «Б» ставится при пропуске из-за болезни.
«НН» — это метка, указывающая на отсутствие на работе по невыясненным обстоятельствам.
Пожалуй, это все. Пошаговая процедура увольнения за прогул и не только отныне нам известна. Если соблюдать все перечисленные особенности, то наказание нерадивого сотрудника не доставит хлопот.
Оформляем увольнение за прогул
Убедившись, что работник действительно прогуливает, можете оформлять увольнение. Следует написать служебную записку на имя руководителя организации, в которой подробно изложить все обстоятельства, позволяющие квалифицировать отсутствие сотрудника именно как прогул. Приложите все имеющиеся документы: акты об отсутствии работника, уведомления о вручении писем или отказе от их получения, служебные записки, проясняющие обстоятельства неявки, и т. д.
В приказе об увольнении, трудовой книжке и личной карточке запись об основании увольнения должна точно повторять формулировку Трудового кодекса ().
Днем увольнения работника будет дата издания приказа об увольнении (образец ниже). Также существует мнение, что датой увольнения может быть последний день работы сотрудника, предшествующий первому дню прогула (). Но такой подход является менее логичным и влечет больше рисков для работодателя.
П онятие длительного прогула законодательно не закреплено. В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) дано определение прогула, но оно не имеет привязки к его длительности по дням, неделям или месяцам.
Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности либо хотя бы более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом. Причем не важно, было такое отсутствие в начале, середине либо в конце рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Поскольку прогул относится к грубым нарушениям работником трудовых обязанностей, за которые предусмотрено максимально строгое дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192 ТК РФ), автор полагает, что необходимость в законодательном закреплении понятия длительного прогула отпадает. Так как даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение 1 рабочего дня (не говоря о неделе, месяце или более) уже может быть применена строгая мера дисциплинарного взыскания – увольнение (расторжение трудового договора по инициативе работодателя на основании подпункта «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ).
Для простоты ориентирования в интересующем нас вопросе разделим прогулы на две условные категории:
- классические , обозначенные в ст. 81 ТК РФ, т.е. кратковременные, и
- длительные .
Уважительные причины отсутствия сотрудника на рабочем месте
К уважительным причинам относится отсутствие сотрудника на работе по независящим от него обстоятельствам, которые не считаются прогулом, а именно:
-
Оформление листка нетрудоспособности по причине болезни самого работника, а также по уходу за больными детьми или нетрудоспособными членами семьи.
-
Устранение аварийных ситуаций по месту жительства сотрудника.
-
Принятие участия в судебных заседаниях в качестве присяжного или в различных оперативно-следственных операциях в качестве свидетеля. Подтверждается повесткой или иным документом, выданным судебным органом.
-
Похороны умерших родственников.
-
Дорожно-транспортные происшествия на автомобильных магистралях.
-
Форс-мажорные обстоятельства у сотрудника. Например, авария, пожар, наводнение или другие неприятности. Подтверждается справками из ГИБДД, ЖЭУ или иных инстанций.
-
Ликвидация последствий стихийных катастроф.
Последствия невыхода работника
Невыход работника приводит к разным негативным последствиям – от недополученной выгоды в виде непроизведенного товара или указанной услуги, до потери заказчика, штрафных санкций, убытков и банкротства предприятия. Персонал об этом мало задумывается, их легкомысленные действия могут стать причиной ликвидации фирмы.
Однако не любое отсутствие сотрудника считается прогулом. К нему относится его неявка на рабочее место:
- В течение всего трудового дня, даже если смена меньше 8 часов;
- На протяжении четырех часов, но беспрерывно;
- Без официального сообщения о намерении расторгнуть трудовой договор;
- После направления заявления об увольнении, но без отработки положенных по закону двух недель;
- Из-за отгула или отпуска, но без получения официального разрешения от работодателя.
Все эти законные основания вписываются в приказ о прогуле без увольнения. Здесь указывается и вид наказания, который выбрал работодатель.
Как уволить за прогул
Чтобы расставание с работником, допустившим прогул, было правомерным и не влекло риска дальнейших споров с ним, должны быть выполнены следующие обязательные условия:
- отсутствие сотрудника на работе в течение контролируемого времени задокументировано – например, работодателем составлен соответствующий акт;
- от сотрудника затребованы письменные объяснения причин отсутствия;
- сотрудник или предоставил такие объяснения, или отказался их предоставлять;
- работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул и ознакомил сотрудника с этим приказом под роспись;
- если сотрудник отказался подписывать приказ, то работодатель составил об этом соответствующий акт;
- дата увольнения соответствует всем лимитам по срокам, о которых сказано выше.
Как оформить нарушение
Если сотрудник не явился на работу, представители отдела кадров проставляют отметку НН. Она означает, что причина неявки неизвестна. Если через несколько дней лицо придёт и предоставит справку, кадровик поменяет отметку НН на ПБ. Это значит, что лицо отсутствовало по болезни.
Присутствует альтернативный вариант. Лицо может явиться и назвать неуважительную причину подобного действия. В этой ситуации в табеле проставляется пр. Отметка означает прогул.
Как только нарушитель явился на работу, нужно потребовать от него составление объяснительной записки. Если её не потребовать, руководитель может не узнать, почему гражданин не был на своём рабочем месте. Подготовив приказ об увольнении, представитель организации в последующем рискует выяснить, что прекращение сотрудничества было выполнено неправомерно. В результате гражданин может обратиться в суд, и компании придется компенсировать всё это время, пока лицо не работало. Дополнительно придётся заплатить штраф. Гражданина предстоит восстановить на работе.
Однако сотрудник может ответить отказом на просьбу подготовить заявление. В этом случае необходимо выдвинуть официальное требование объяснительной. Бумага предоставляется лично. Подчиненный должен поставить подпись. Если сотрудник отказывается выполнить действие, допустима отправка бумаги заказным письмом с уведомлением. Факт доставки подтверждает получение.
Если сотрудник допустил прогул, работодатель должен действовать в соответствии с определённой схемой. Лицу потребуется:
- Подготовить акт. В бумагу вносятся персональные данные лица, нарушившего условия трудового договора. Дополнительно фиксируются данные работодателя и 2 свидетелей. Все лица, информация о которых отражена в бумаге, обязаны произвести её подписание. В документе подробно описывается, когда и какое количество времени подчиненный отсутствовал на рабочем месте. Акт завершается вынесением решения и фиксацией возможного наказания за халатность.
- Работодатель требует докладную записку. Документ дополняется актом и передается руководителю.
- Составляется приказ. Только после получения всех необходимых документов, работодатель занимается подготовкой приказа. Изначально бумагу изучает и подписывает руководитель. Затем сведения доводят до нарушителя. С приказом лицо обязаны ознакомить в течение 3 дней. Если лицо не согласно с вынесенным решением, оно может отказаться подписывать бумагу. В результате составляется акт. Его подготовка производится в присутствии свидетелей. В бланке фиксируется, что рабочий отказывается подписывать документ.
- Если увольнение не планируется, подготовка приказа считается завершающей стадией. В отношении нарушителя применяется дисциплинарное взыскание.
Акт о невыходе на работу. Бланк и образец заполнения
Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня.
От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника.
Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.
Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о невыходе на работу .docСкачать образец заполнения акта о невыходе на работу .doc
Оформление прогула работника
Во многих организациях такое действие работника, как прогул без веских причин, расценивают как значительное нарушение правил локального распорядка.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
За такую провинность могут назначить дисциплинарное взыскание, а в отдельных случаях единичный прогул может привести даже к увольнению.
Что сказано по трудовому кодексу?
Нарушение дисциплины труда создает препятствия для нормальной работы. ТЗ России строго регламентирует действия начальника по отношению к сотрудникам, которые допускают эти нарушения.
Нарушения дисциплинарного характера, связанные с виновным действием либо бездействием сотрудника, ряд которых определяется Трудовым Кодексом, несут за собой взимания дисциплинарного характера.
Разные типы взысканий накладываются по обусловленной законодательством процедуре, на основе работы ст. Трудового Кодекса России соответственно с тяжестью нарушения, свершенного виновной особой.
ТК России предоставляет начальнику право использовать относительно к сотруднику, который совершил противоправное действие, связанное с нарушением дисциплины труда, назначенный перечень взысканий дисциплины.
Ст. 192 ТК допускает использование по отношению к нарушителю дисциплины труда взиманий, которые имеют разную степень тяжести следствий для нарушителя.
По установленном законом процессе начальник может:
- Сделать сотруднику замечание.
- Вынести выговор либо строгий выговор.
- Уволить сотрудника либо расторгнуть с сотрудником трудовое соглашение.
Весь ряд трудовых нарушений находится в ст. 81 Трудового Кодекса России с указанием типа ответственности, соответствующего тому либо другому нарушению.
Вот за что начальник может притянуть сотрудника к определенному типу дисциплинарной ответственности:
- Одноразовое грубое нарушение трудовой дисциплины. Примеры: хищение, пьянство на работе, прогул, рассказ коммерческой тайны и т.д. при обнаружении любого перечисленного факта начальник может использовать любое дисциплинарное взимание.
- Виновные действия особ, являющихся финансово ответственными. Здесь говорится только о работниках, в трудовых соглашениях которых предусматривается вероятность притягивания к материальной ответственности. К ним за осуществленные материальные нарушения можно использовать увольнение, выговор либо замечание.
- Предоставление особой при найме на работу подложных бумаг. За это нарушение обычно используется увольнение.
- Невыполнение функций труда без уважительных основ. В данной категории часто встречается опоздание.
Дополнительно вероятные для использования формы и меры взимания за нарушения дисциплинарного характера могут определяться и федеральными законами, а также внутренними положениями и уставами организаций, которые относятся к дисциплинарному управлению.
При применении взимания должны считаться тяжесть осуществленного нарушения, условия, при которых он свершен, предыдущая работа и поведение сотрудника. Приказ об использовании дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его использования сообщается сотруднику, который подвергается взиманию, под расписку в трехдневное время.
Распоряжение в нужных ситуациях доводится до сведения сотрудников данной организации.
Если на протяжении года со дня применения взыскания дисциплинарного характера работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взиманию, то он считается не подвергавшимся взиманию.
Администрация компании по собственной инициативе либо по ходатайству трудового коллектива может издать постановление о снятии взимания, не ожидая истечения года, если сотрудник не допустил нового проступка и проявил себя как хороший сотрудник.
Представительный орган сотрудников может снять примененное им взимание раньше времени, до истечения 12 месяцев со дня его использования, а также просить о досрочном снятии дисциплинарного взимания либо о прекращении других мер, примененных администрацией за нарушение дисциплины труда, если сотрудник проявил себя хорошо.
О процедуре вынесения наказания за прогул
Порядок применения взысканий за отсутствие на рабочем месте без уважительной причины установлен нормами ст.193 ТК РФ.
Последовательность процедуры установления факта прогула включает в себя следующие этапы:
составление акта об отсутствии работника — в свободной форме, в присутствии нескольких свидетелей (работников цеха, бригады и т.п.) составляется акт о неприбытии и отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов. В акте указываются сведения о сотруднике, дате и периоде его отсутствия;
выяснение причин отсутствия — в течение двух рабочих дней с момента установления события, сотрудник обязан письменно дать пояснения работодателю о причинах своего отсутствия на рабочем месте. Отказ от дачи пояснений фиксируется актом;
подача служебной записки руководителю — по факту выясненных обстоятельств начальник отдела (цеха, участка) подает в адрес руководителя свои разъяснения и ходатайство о виде и вынесении взыскания;
применение взыскания — соразмерно степени проступка и его последствий, и на основании поданных документов руководитель выносит решение о дисциплинарном наказании работника (вынесении замечания, наложении выговора, увольнения), о чем издает соответствующий приказ.
Если руководитель принимает решение о применении к работнику замечания, выговора или его увольнении, по предприятию издается соответствующий приказ.
Основная информация о событии излагается в преамбуле распоряжения, после которой следует указание на степень наказания. Форма приказа зависит от принятого решения. Так:
если за нарушение трудовой дисциплины работодатель налагает выговор, выносит замечание, приказ о прогуле работника без увольнения составляется по форме, утвержденной для локальных распорядительных документов, с соблюдением базовой структуры, свойственной для данного типа документов – указание на наименование организации, преамбула, распорядительная часть о вынесении выговора, подпись руководителя и ознакомление работника с приказом;
если руководитель принимает решение об увольнении сотрудника за прогул, используется унифицированная форма приказа Т-8, или утвержденная на предприятии форма подобных кадровых приказов.
При использовании унифицированного бланка приказа (Т-8) заполняются все соответствующие графы формы – указывается:
фамилия, имя, отчество увольняемого сотрудника;
его должность и подразделение, в котором он работал;
дата увольнения (таковой может являться день издания приказа, если после прогула сотрудник был допущен к работе до момента принятия решения по степени наказания за дисциплинарный проступок);
сведения о причине увольнения;
основания (перечень документов, собранных в ходе служебного расследования).
В каких случаях можно уволить за прогул?
Если работодатель принял решение именно уволить, а не использовать дозволенные ему законом другие меры воздействия на прогулявшего сотрудника (выговор, лишение премии и т.п.), то нужно придерживаться порядка, предписанного ст. 193 ТК РФ.
- Документальная фиксация прогула актом об отсутствии на рабочем месте с подписями свидетелей либо докладной запиской, в которой непосредственный руководитель извещает вышестоящего об отсутствии своего подчиненного в пределах рабочего места.
- Требование от потенциального прогульщика объяснительной записки. Ее нужно подать в течение 2 дней, иначе причина отсутствия будет сочтена неудовлетворительной. Если такой записки не получено, составляется акт об отказе работника от объяснения.
- Издание приказа по предприятию об увольнении по пп.а п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ (форма Т-8, Т-8а).
- Ознакомление увольняемого работника с приказом под подпись в течение 3 дней, составление акта в случае отказа от подписи.
- Занесение соответствующей записи в трудовую книжку, выдача ее на руки увольняемому. Если сотрудник не явился за трудовой книжкой, ему направляется извещение о такой возможности (письмом с уведомлением или курьером на адрес, указанный в договоре). Саму трудовую отсылать таким образом категорически не разрешено.
- Расчет с сотрудником в день освобождения от должности. Выплата заработной платы за отработанное время, начисление компенсации за отпускные дни, если они не использованы, при необходимости – оплаты по больничному листу.
Предлагаем ознакомиться: Налог и налоговый вычет при продаже и покупке квартиры в одном году (налоговом периоде)
ФАЙЛЫАкт об отсутствии на рабочем месте (образец) в DOCДокладная записка (образец) в DOCОбъяснительная записка (образец) в DOCА ТАКЖЕ:Заполненный образец и пустой бланк формы Т-8
При увольнении вся доказательная база складывается на плечи работодателя. Факт прогула обязательно должен быть оформлен документально, например, должны быть акты отсутствия, докладные записки. Оформление документов возможно как в первый день невыхода работника, так и в последующие рабочие дни. Увольнение допустимо, когда сотрудник не вышел на работу без уважительной причины и отсутствовал на рабочем месте в течение 4 часов подряд и более.
Также оно допустимо в следующих случаях:
- Работник оставил рабочее место без уважительной причины, не предупредив работодателя о расторжении трудового договора, а также о предстоящем увольнении.
- Невыход сотрудника, работающего по срочному трудовому договору до окончания срока договора.
- Самостоятельный уход в отпуск или взятие отгула.
Если вы хотите прочитать пошаговую инструкцию увольнения по сокращению штатов, ознакомьтесь с этой статьей. Правила расчета выходного пособия при увольнении по соглашению сторон приведены здесь.
В соответствии со статьей 81 Трудового кодекса прогул будет выступать правовым основанием для расторжения с сотрудником трудового соглашения. При этом законодательство не устанавливает непременных условий для применения строжайшего дисциплинарного наказания, которым является увольнение (к примеру, существование неснятого взыскания, многократность и др.).