Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Листок нетрудоспособности официально подтверждает отсутствие на работе по уважительной причине. Заболевание сотрудника или членов его семьи, длительное лечение, операции, восстановительные процедуры, реабилитация — все это основания для выдачи больничного. Выдают бланк временной нетрудоспособности только официальные медицинские учреждения — государственные больницы и частные клиники, которые лицензированы на выдачу больничных. А у работодателей есть возможность проверить больничный лист онлайн по штрихкоду или по номеру.
Способы проверки подлинности документа
Проверить подлинность больничного листа можно следующими способами:
- По идентификационному номеру через ФСС. Работодатель может проверить подлинность кода путем направления заявления в ФСС. Проанализировать наличие подлога можно по 9 порядковым цифрам и 3 числам штрих-кода. В заявлении нужно указать ФИО сотрудника, название медицинского учреждения. Отправляется оно заказным письмом. Запрос рассматривается на протяжении 1-2 недель. Ответ направляется работодателю в письменной форме.
- Через медицинское учреждение. Заявление составляется на бланке работодателя. Запрос отправляется в медицинское учреждение, которое выдало больничный лист. Существуют учреждения-исключения, в которые запросы не отправляются: скорая помощь, санатории, станции переливания крови. Наличие подлога выполняется в соответствии с Приказом Минздрава №134н.
- Через интернет. Нужно зайти на сайт ФСС в раздел «Информация для работодателя». В нем содержатся данные о номерах похищенных больничных бланков. Нужно иметь в виду, что информация поступает на сайт с запозданием 1-2 месяца.
- Служба безопасности. На крупных предприятиях, как правило, есть служба безопасности. Поручить проверку через ФСС или другие органы можно ей.
Самый простой способ проверки – изучение внешних признаков. Получение информации через официальные органы требует затрат большого количества времени.
Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?
После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.
Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные?
С электронных листков нетрудоспособности работник предприятия не сможет его потерять, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (Фонд проверяет подлинность электронного листка и страхователь, запрашивая его у Фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.
Также в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками?
В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи фальшивых листков нетрудоспособности — объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить «больничный» легко, быстро и просто.
Но это относится как раз к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.
С решением данной проблемы отлично справляется электронный листок нетрудоспособности.
В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации в рамках технологии электронного листка нетрудоспособности создаёт единую базу, в которой может видеть электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Такого преимущества лишены листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Кроме того, выдать поддельный электронный листок нетрудоспособности невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Таким образом, работодатель, работник которого предъявляет для оплаты электронный листок нетрудоспособности, может быть уверен в его подлинности.
Откуда берутся поддельные больничные листы
Представители ФСС не устают напоминать: использование недействительных бланков – отнюдь не редкость, и любой работодатель должен быть начеку в ситуациях, когда сотрудник по факту болезни предоставляет в отдел кадров лист нетрудоспособности. Прежде всего, бланк может оказаться просто фальшивым. Откуда берутся поддельные больничные листы, догадаться несложно. Современные технологии в области печати открывают практически безграничные возможности тем, кто попросту копирует официальные документы и продает их всем желающим. В связи с этим не лишним будет помнить, как проверить подлинность больничного и о перечне обязательных элементов настоящего, официального листка нетрудоспособности.
Так, в правом верхнем углу документа обязательно должен присутствовать двенадцатизначный штрихкод и номер бланка. Далее в левом верхнем углу на квадрате белого цвета на просвет можно увидеть водяной знак с логотипом ФСС России. Настоящий бланк отпечатан на специальной бумаге, чем-то напоминающей бумагу для денежных купюр. Под графой «Подпись врача» имеется микротекст «ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ». Аналогичный текст размещен и в той части больничного листа, где должен расписаться руководитель и главный бухгалтер фирмы-работодателя. Этот текст более четко виден при увеличении, например, под лупой.
Обратите внимание и на цвет больничного листа: ячейки для заполнения данных в оригинальном листе светло-желтого цвета, а сам бланк – голубой, причем в середине немного светлее, по краям – темнее. В поддельных больничных листах ячейки часто белого цвета, а переход основного цвета или отсутствует вовсе, или отличается оттенком. Кроме того, бланк покрыт защитным рисунком в виде волокон 3-х цветов: синего, розового и светло-зеленого.
Если в компании до этого уже были случаи оформления больничных, то самый надежный способ – сравнить цветовую гамму бланка: она будет идентична у любых листов. Если же вам попалась подделка, то, скорее всего, какие-то цвета будут отличаться, даже если все прочие элементы и данные будут присутствовать. Не нужно забывать еще об одно простом способе проверки бланка — с помощью «детектора» для купюр. В ультрафиолете голубые и желтые оттенки бланка превращаются в зеленые и красные. Под инфракрасным излучением весь текст на больничном листе становится полностью невидимым, поскольку нанесен специальной краской. Весь бланк больничного листа покрыт защитной фоновой сеткой, рисунок которой должен быть четким без каких-либо размытостей.
Недействительный больничный
|
Пособие по временной нетрудоспособности не было выплачено |
Фонд социального страхования не принимает бланк и не производит выплаты. Финансовые риски при таком исходе минимальны. Сотруднику может быть объявлен выговор или он может быть привлечен к уголовной ответственности за совершение мошенничества. |
|
Пособие выплачено |
Работодатель имеет право удерживать из каждой зарплаты сумму в 20 % до полного погашения долга. Если сотрудник был уволен, то деньги могут взыскиваться и в судебном порядке. |
|
Проверка листка временной нетрудоспособности не была проведена или работодатель осознанно покрывал действия сотрудника |
На организацию или ИП накладывается штраф в размере до 80 000 рублей, штраф может быть заменен на другую меру наказания. |
Визуальная проверка бумажного больничного
Если листок нетрудоспособности оформлен традиционным способом на бумажном бланке, его подлинность можно проверить визуально. Больничные листы содержат много степеней защиты, поэтому подделать их достаточно сложно.
Подлинный документ обладает следующими признаками:
- цвет оригинального бланка неоднородный: по краям он немного темнее, чем в центре, со слабым фиолетовым оттенком;
- ячейки для заполнения в официальной форме желтоватого оттенка. Если они белые, документ – подделка;
- по всей поверхности оригинального бланка, кроме поля «Подпись врача», идет фоновая сетка;
- три вида разноцветных защитных волокон: синие (видны лучше всего) и едва заметные розовые и светло-зеленые. Если есть возможность изучить документ под ультрафиолетовым освещением, все волокна становятся хорошо заметны и меняют цвет с голубых и желтых на зеленые и красные;
- штрихкод в правом верхнем углу и микротекст (под надписью: «Подпись врача» мелким шрифтом напечатано «Листок нетрудоспособности»). Аналогичный текст можно увидеть под надписями: «Подпись руководителя» и «Подпись главного бухгалтера». Прочитать микротекст можно только с помощью лупы. На поддельных бланках микротекста нет, а надписи подчеркнуты обычной линией;
- оригинальный бланк защищен водяными знаками – логотипом ФСС и текстом «Фонд социального страхования Российской Федерации»;
- если больничный подлинный, то номер отчетливо прощупывается пальцами;
- качество бумаги: оригинальные бланки печатаются на бумаге, похожей на ту, которая используется при печати денежных купюр. Если есть возможность сравнить ее на ощупь с достоверно подлинным больничным, можно это сделать.
Ответственность работника за подделку
Несмотря на все неприятности, которые влечет принятый к оплате фальшивый больничный листок, для самого работодателя последствия буду неприятными, но минимальными. Ни руководитель, ни бухгалтер-расчетчик не будет привлечен к ответственности за то, что не определили фальшивку.
А вот для сотрудника, предоставившего данный документ, последствия могут быть самыми плачевными. Первое и самое минимальное, что ему грозит, — это вернуть все начисленные компенсационные денежные средства. По закону удерживать из заработной платы наниматель имеет право не больше чем 20% ежемесячно. Но если сотрудник захочет вернуть всю сумму добровольно, то он может это сделать по заявлению с просьбой об удержании, или внеся ее наличными в кассу организации. Также руководство организации может обратиться в суд, если не захочет далее сотрудничать с нерадивым работником и уволит его за прогулы. Судебная инстанция присудит уволенному выплатить полученные ранее средства в полном объеме.
Фальсификация документов классифицируется как мошенничество, а потому может повлечь за собой не только денежную компенсацию, но и определенную меру уголовного наказания.
Действия работодателя в кабинете фсс
Поиск и оформлениеэлектронных больничных листов в ФСС не составляет труда. Требуется зарегистрироваться в сервисе и приобрести персональный код доступа страхователя к личному кабинету. Это возможно после регистрации в системе «Соцстрах».
Изучив действия и попрактиковавшись в их выполнении, работодатель освоится и сможет полноценно оценить комфортность и перспективы сервиса.
- Для начала работы следует зарегистрироваться на официальном сайте Госуслуг, где будет предоставлен пароль доступа к ЛК – личному кабинету страхователя ФСС. Регистрация осуществляется с помощью данных юр. лица и его реквизитов.
- Вход в личный кабинет ФСС. Для входа в систему следует осуществить ввод номера мобильного, с помощью который была осуществлена регистрация на портале Госуслуг, и пароль.
- Для работы с электронными больничными в ЛКФСС требуется специально выделенный бухгалтер, разбирающийся во всех тонкостях сервиса
Получив доступ к личному кабинету ФСС, страхователь должен оповестить подчиненных о наличии услуги. Для того, чтобы ей воспользоваться, необходимо занести личные данные в электронный больничный лист в своем медучреждении, если такая возможность имеется. После получения от сотрудника персонального номера документа (личного кода больничного листка), он передается бухгалтеру. Далее следует:
- Осуществить вход в личный кабинет и найти больничный лист по номеру.
- Выяснить из электронного документа данные о сроках действия больничного для последующего расчета.
- Заполнить информацию в электронном больничном листе об организации, стаже работы сотрудника и среднем размере его дохода.
- Осуществить проверку на наличие ошибок.
- Переслать готовый документ из кабинета в отделение ФСС с помощью специальной клавиши.
Пособие по нетрудоспособности выплачивается напрямую от ФСС или через страхователя. В случае с работодателем, бухгалтер производит расчет и начисляет деньги вместе с ближайшей зарплатой. Далее он производит операцию возмещения из Фонда Социального Страхования. (с помощью подачи электронного заявления или посещения специалиста ФСС).
Некоторые субъекты попадают под программу, осуществляющую выплаты напрямую. Для оплаты в таком случае страхователь заполняет запрос в ЛК ФСС от лица сотрудника, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправляет в фонд.
Как проверить листок нетрудоспособности на подлинность?
После получения больничного листа работодатель обязан рассчитать пособие и частично либо полностью его выплатить работнику. Все расходы потом компенсирует Фонд социального страхования. Но, если сотрудник предъявил поддельную справку, тогда ФСС признает ее недействительной и не возместит потраченные из бюджета предприятия деньги.
Поэтому важно понимать, настоящий или фальсифицированный листок о временной нетрудоспособности предъявил сотрудник. Вопросов касательно подлинности в отношении электронных больничных обычно у работодателей не возникает. По-другому обстоят дела со стандартными документами на бумажном носителе. Руководителю предприятия важно знать, как проверить, настоящий ли больничный принес сотрудник.
Если больничный оказался подделкой
Итак, вы выяснили, что работник представил недействительный лист нетрудоспособности, но выплата по нему уже была произведена. Следует предпринять такие действия:
- Определить размер ущерба — это сумма выплаченного пособия по поддельному больничному. Ее следует взыскать с работника. Если он согласен, то всю сумму можно удержать из одной ЗП. Иначе придется списывать по 20%.
- Отменить начисление больничного и НДФЛ, а также отразить в учете причиненный ущерб.
- При необходимости сдать «уточненку» по 6-НДФЛ.
- Принять решение по поводу дальнейшей работы сотрудника, который принес липовый больничный. Он может быть уволен за прогул в соответствии со статьями 81 и 192 ТК РФ. Более того, лицу, представившему поддельный лист нетрудоспособности, грозит уголовная ответственность по статье 327 УК РФ.
Случается, что номер листа нетрудоспособности не внесен в реестр утерянных и похищенных бланков, а при визуальном осмотре признаки подделки не обнаружены. Далее после выплаты пособия по временной нетрудоспособности выясняется, что работник подал работодателю поддельный документ.
Несмотря на то, что ФСС не возместить работодателю уже выплаченное пособие, его интересы могут быть защищены. С этой целью предпринимается следующие меры:
- Корректируется отчетность. Подается уточненная декларация по доходу на прибыль. Их расходов исключается сумма пособия, выплачиваемая за счет работодателя. Доплачивается налог. Оплачивается недоимка по страховым взносам в ФСС и корректируется расчет.
- Проводится расследование по факту совершения дисциплинарного проступка и причинения материального ущерба. У работника запрашиваются письменные объяснения. За дни прогула применяют меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор или увольнение. Неправомерно полученное пособие должно быть возмещено полностью как в пользу работодателя, так и в пользу ФСС.
- Из зарплаты работника ежемесячно удерживается 20 % в счет погашения причиненного ущерба. Работник должен дать письменное согласие на удержание у него из ежемесячной зарплаты суммы незаконно полученной выплаты.
- В месяц удержания с работника неправомерно выплаченного пособия работодатель подает в налоговый орган уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором больничный был включен в расчет.
- Уточняется статус удержанного с неправомерно выплаченного пособия НДФЛ 13 %. В налоговый орган подается заявление о возврате излишне уплаченного налога или о его зачете в счет будущих платежей.
Для чего производится проверка?
- Проверяются документы при подозрении сотрудника в обмане сотрудником работодателя с целью оправдать свои прогулы и/или получить за них выплаты.
- Сегодня в интернете можно найти много компаний, предлагающих приобрести поддельный больничный.
- Распространены 2 схемы подделки документа:
- заполнение листа на поддельном бланке;
- оформление листа нетрудоспособности на настоящем бланке сотрудником медучреждения без официальных оснований для этого.
В обоих случаях нарушается законодательство и правонарушителю грозит привлечение к ответственности по ч.3 ст. 327 Уголовного Кодекса РФ.
За совершение преступления грозит следующее наказание:
- денежный штраф – до 80 000 руб.;
- обязательные работы – 480 часов;
- исправительные работы – до 2 лет;
- арест – до 6 месяцев
Другие способы проверки больничных
Альтернативные способы проверки:
- визуальный осмотр документа;
- отправка заявления в отделение Фонда социального страхования;
- подача официального запроса в больницу, которая выдала документ.
Перед подачей запроса на проверку документа можно самостоятельно рассмотреть бланк на подлинность. Признаки подделки указаны в таблице:
| Защиты документа | Как проверить | Признаки подделки |
| Водяные знаки с изображением логотипа Фонда социального страхования. | Посмотреть на просвет бумаги. | Отсутствие водяных знаков или их различие между собой по форме, размеру и качеству прорисовки. |
| Защитные волокна синего, розового и зеленого цвета. | Положить бланк в устройство проверки купюр, работающее в ультрафиолетовом спектре. | Неправильный цвет волокон или их отсутствие. |
| Исчезновение пропечатанного текста в инфракрасном излучении. | Положить документ в устройство для проверки, работающее в инфракрасном спектре. | Текст не исчезает. |
| Изменение цвета документа при ультрафиолетовом излучении с синего и желтого на зеленый и красный. | Посветить на документ ультрафиолетовой лампой. | Цвет не изменяется или не соответствует нормам. |
| Материал изготовления – бумага, используемая для печати денежных знаков. | Потрогать бланк, на ощупь он должен напоминать купюры. | Обычная бумага. |
| Микроскопический текст «Листок нетрудоспособности». | Посмотреть через лупу графы: «Подпись врача», «Подпись руководителя», «Подпись гл.бухгалтера». | Отсутствие надписи под каждым пунктом. |
Для чего производится проверка?
Проверяются документы при подозрении сотрудника в обмане сотрудником работодателя с целью оправдать свои прогулы и/или получить за них выплаты.
Сегодня в интернете можно найти много компаний, предлагающих приобрести поддельный больничный.
Распространены 2 схемы подделки документа:
- заполнение листа на поддельном бланке;
- оформление листа нетрудоспособности на настоящем бланке сотрудником медучреждения без официальных оснований для этого.
В обоих случаях нарушается законодательство и правонарушителю грозит привлечение к ответственности по ч.3 ст. 327 Уголовного Кодекса РФ.
За совершение преступления грозит следующее наказание:
- денежный штраф – до 80 000 руб.;
- обязательные работы – 480 часов;
- исправительные работы – до 2 лет;
- арест – до 6 месяцев
Важность проверки больничного листа на подлинность
Бывают моменты, когда больничному листу особенно не доверяешь.
Пример: за два дня до окончания очередного отпуска сотрудник с кем-то передает в бухгалтерию больничный лист и просьбу о продлении отдыха на пару недель.
Пример 2: работник подает заявление об увольнении и на следующий день сообщает о выписанном ему больничном, сроком на 10-12 дней. Как в эти совпадения поверить? В наше время свободного предпринимательства, когда каждый старается использовать свои таланты и возможности, больничный лист также стал источником торга и подделок.
Итак, существует два вида «липовых» больничных листов:
- 1-й больничный лист, выписанный врачами медицинского учреждения по дружбе или за деньги. Формально – это абсолютно законный документ. Он будет подлинником с точки зрения ФСС и налоговых органов.
- 2-й больничный лист, приобретенный минуя медицинское учреждение, то есть подделка. В этом случае также могут быть два варианта: настоящие, но краденые бланки, заполненные лицом, предлагающим свои услуги; полностью фальшивый документ.
Вовремя определить подлинность больничного листа очень важно:
- Во-первых, территориальное отделение ФСС, за которым ваше предприятие закреплено, не примет к финансированию больничный лист с какими-либо нарушениями. Вы просто заплатите за прогулы сотрудника «из своего кармана».
- Во-вторых, вы не можете указать сумму этого больничного в расходной части баланса, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Поэтому заплатите в бюджет большую (т. е. лишнюю) сумму налога.