Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как присвоить инвентарный номер». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Что именно подлежит учету
Идентификаторы применяются для регистрации следующих видов собственности организации:
- Основные средства (ОС) — имущественные ценности предприятия, обладающие определенной стоимостью, находящиеся в эксплуатации свыше 12 месяцев, и используемые с целью реализации производственных задач.
- Нематериальные активы (НМА) — продукты, являющиеся результатом интеллектуальной деятельности, включая товарные знаки, проектные документы и разработки, а также другие элементы, не обладающие собственной материальной формой.
- Непроизводственные объекты — природные ресурсы, формирующиеся естественным путем.
Порядок присвоения инвентарных номеров ТМЦ и основным средствам исключает из обязательного учета любые виды имущества стоимостью менее трех тысяч рублей, и определяет ряд требований, соблюдение которых позволяет организовать контроль должным образом:
- Отсутствие дублированных значений.
- Порядковая нумерация.
- Нанесение в присутствии комиссии.
- Фиксация в учетном журнале.
Для технически сложных, состоящих из нескольких функциональных частей объектов, маркировка осуществляется на каждом элементе структуры.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
В Кадастровой палате рассказали, как присваиваются номера объектам недвижимости
Законодательством Российской Федерации предусмотрено присвоение уникального цифрового кода всем зарегистрированным объектам недвижимости – кадастрового номера, который позволяет идентифицировать все объекты.
Кадастровый номер присваивается органом регистрации прав единожды при государственном кадастровом учете в связи с образованием или созданием объекта недвижимости или при внесении сведений о ранее учтенном объекте недвижимости в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН). Такой номер не изменяется и не повторяется во времени и на территории Российской Федерации.
В целях его присвоения территория РФ поделена на кадастровые округа, районы и кварталы, что позволяет однозначно определить местоположение объектов на территории страны. Например, кадастровый номер 29:09:010101:1, означает, что объект расположен в Архангельской области (29 регион), в Ленском районе (кадастровый район 09), в кадастровом квартале 010101; и имеет порядковый номер – 1.
Исключение составляют объекты, которые располагаются на территории нескольких единиц кадастрового деления, это, например, линейные объекты – дороги, ЛЭП, трубопроводы. Для таких объектов создаются «Условные» единицы кадастрового деления, с учетным номером «0».
Всем учтенным объектам недвижимости присвоен кадастровый номер и в настоящее время все сведения об объектах содержатся в единой базе – Едином государственном реестре недвижимости, который образовался в 2017 году путем объединения двух ресурсов – государственного кадастра недвижимости и Единого государственного реестра прав.
В то же время, в старых свидетельствах на землю, технических паспортах или кадастровых паспортах объектов капитального строительства указаны номера, наименование и структура которых не соответствует «современному» кадастровому номеру.
Это связано с тем, что до 2000 года земельным участкам присваивались условные номера, на основании которых производился их учет. Данный номер можно увидеть в старом свидетельстве о праве собственности на землю. Объектам капитального строительства до 2012 года в процессе технического учета, который осуществляло Бюро технической инвентаризации, присваивались инвентарные, либо кадастровые номера.
В процессе «земельных реформ», произошедших в 2000 и 2012 годах, учет земельных участков и объектов капитального строительства был передан в орган кадастрового учета. Как, соответственно, и вся информация о ранее учтенных объектах.
Орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, также вел учет объектов по регистрационным номерам, которые указаны в свидетельствах о регистрации права собственности.
В результате всех произошедших изменений в земельном законодательстве, объектам недвижимости, у которых ранее имелся условный, инвентарный, либо регистрационный номер, был присвоен кадастровый. Ранее присвоенные номера не аннулируются, в данном случае они считаются предшествующими.
При этом, зная условный номер, можно узнать, содержатся ли сведения об объекте недвижимости в ЕГРН и присвоен ли ему кадастровый номер.
Если вы не нашли свой объект, или сведения о нем отсутствуют в ЕГРН, вы также вправе обратиться с необходимыми документами в многофункциональный центр.
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Как присвоить инвентаризационный номер мебели
Дата публикации 20.05.2020
При покупке основных средств стоимостью до 10 000 руб. они автоматически списываются на забалансовый счет 21. При этом согласно Инструкции № 157н инвентарная карточка не формируется и номер не присваивается. Отсутствие инвентарного номера (либо кода) на предметах создает трудности при инвентаризации и контроле за имуществом.
В программе «1С:БГУ 8» предусмотрено формирование номера на предметы стоимостью ниже 10 000 руб. Структура номера аналогична основным средствам стоимостью свыше 10 000 руб. Также в программе при внесении номенклатуры основных средств присваиваются коды (порядковые номера).
Можно ли использовать на забалансовом счете 21 номера, которые формируются в программе, и подписывать ими предметы? Если формировать инвентарный номер, то номера на всех основных средствах (стоимостью до 10 000 руб. и свыше 10 000 руб.) будут одной структуры. Это допустимо? Либо использовать порядковый номер и подписывать им?
Такие действия противоречат инструкции, но обезличенные предметы очень затрудняют учет и контроль. Объектов стоимостью до 10 000 руб. довольно много. Что можно сделать в этой ситуации?
При этом учреждение руководствуется законодательством, СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также учетной политикой органа-учредителя (п. 4 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480).
Учетная политика должна учитывать особенности деятельности учреждения, но не может противоречить нормативным правовым актам по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Поэтому полагаем, что вводить в учетную политику положения о порядке присвоения инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, некорректно.
Присвоение инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в то время как Инструкция № 157н прямо указывает на их учет без инвентарных номеров, может рассматриваться как нарушение порядка учета нефинансовых активов на забалансовых счетах. См., например, Классификатор нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе контроля в финансово-бюджетной сфере, утв. Федеральным казначейством 19.12.2017 (код нарушения (риска) 030102010720-24).
Кроме того, если принять решение о присвоении инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в одной структуре с инвентарными номерами основных средств, которые учитываются на балансе, номеров будет слишком много. Также будут разрывы в нумерации основных средств, которым по Инструкции № 157н должны присваиваться инвентарные номера.
Присвоение порядковых номеров основным средствам, учитываемым на забалансовом счете 21, не противоречит положениям Инструкции № 157н и СГС «Основные средства». По нашему мнению, их можно использовать и подписывать основные средства стоимостью до 10 000 руб.
Для чего нужна нумерация
Бухгалтеры, работающие на предприятиях не один год, знают, что на балансе их организации имеются ОС, но не каждый на практике сталкивался с необходимостью принять новый объект основных средств. Некоторые работники бухгалтерии не имеют представления о том, как нужно правильно провести эту процедуру, зарегистрировать объект в бухгалтерских регистрах и отразить на счетах баланса. Существует немало причин, при которых инвентарный номер основных средств необходим:
- Наличие на предприятии большого количества объектов;
- Постоянные перемещения материальных активов;
- Существование арендованных зданий, механизмов, машин и оборудования;
- Регулярные инвентаризации средств организации.
Зная, как присваиваются инвентарные номера основным средствам, бухгалтер предприятия постоянно будет иметь оперативную информацию о состоянии учета ОС и своевременно предоставлять ее руководству организации и контролирующим органам.
Официальный документ, по которому необходимо ориентироваться при решении этого вопроса — Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина РФ 13.10.2003 № 91 н, здесь мы лишь кратко изложим необходимые шаги и примерную последовательность процедуры.
По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.
Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.
Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.
Наносим номер правильно
Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом, стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр. Кроме того, такой подход улучшит эстетический вид объектов — они будут выглядеть опрятно даже спустя много лет.
Например, можно установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.
Важен и способ нанесения номера. При нанесении номера не должен причиняться ущерб самому объекту. Ведь вполне возможно его придется в будущем продать. А значит, номер нужно будет удалить. И, желательно, бесследно. Это также надо учитывать. Поэтому рекомендуется маркировать объекты с помощью прикрепления жетона, либо путем нанесения номера краской, маркером или путем прикрепления стикера на клейкой основе (о номерах и способах их нанесения см. также «Какие современные инструменты существуют для быстрой и качественной инвентаризации»).
Наконец, некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения. Это ускорит процесса их инвентаризации.
Что такое инвентарный номер
Основные средства могут использоваться в работе только после принятия их к бухучёту. Единица такого учёта — инвентарный объект. Чтобы следить за сохранностью предметов, их использованием и состоянием, им присваивают номера.
Для организации бухгалтерского учёта и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учёту соответствующий инвентарный номер.
Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту основных средств», п. 1, пп. 11
Особенности присвоения номера:
Частям единого объекта нельзя присваивать разные коды. Также не предусмотрено объединение нескольких объектов под одним номером. Этот вид нумерации используется только во внутреннем учёте компании. При передаче прав собственности номер не сохраняется.
Учет основных средств
При вводе нового шаблона следует указать в реквизите «Длина инвентарного номера» количество символов в коде инвентарного номера (не более 30 символов). Шаблон может состоять из составных частей и может включать следующие поля:
- Код синтетического счета (ССС — 3 знака);
- Код аналитического счета (сс — 2 знака);
- Код источника финансирования (И -1 знак);
- Номер амортизационной группы (АА — 2 знака);
- Код по ОКОФ (ККККККККК — 9 знаков);
- Год поступления (ГГГГ – 2 или 4 знака);
- Месяц поступления (ММ — 2 знака);
- День поступления (ДД — 2 знака);
- КПС — классификационный признак счета (РРРРРРРРРРРРРРРРР – 17 знаков);
- Порядковый номер в группе (NNN… до 20 знаков).
При формировании инвентарного номера поля шаблона заменяются соответствующими данными.
Порядок присвоения инвентарных номеров (зернова и.)
Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.Допускается при невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, применять его только при отражении в соответствующих регистрах бухгалтерского учета без нанесения его на объект основного средства.Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.Инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются;2) нематериальным активам. Согласно п.
Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.